Introduction
Les groupes Microsoft 365 permettent de donner des autorisations ou des accès à un ensemble de personnes.
Par défaut tout le monde peut créer des groupes.
Ces derniers sont principalement composés de :
- Propriétaires : les propriétaires de groupe peuvent ajouter ou supprimer des membres. Ils peuvent renommer le groupe, mettre à jour la description ou l’image, et bien plus encore.
- Membres : les membres peuvent accéder à tous les paramètres du groupe, mais ne peuvent pas modifier les paramètres du groupe.
Créer un groupe
La création d'un groupe peut directement se faire via Outlook.
Pour cela, aller dans la section "Contacts" puis cliquer sur "Nouveau groupe".
Les informations suivantes doivent être renseignées :
- Nom : c'est le nom qui apparaitra dans la liste de groupes
- Adresse de courrier : un email rattaché au automatiquement créé, l'adresse ne doit pas déjà être utilisée
- Description
- Confidentialité :
- "Privé" : seuls les membres du groupe peuvent voir le contenu du groupe
- "Publique" : Tous les membres de votre organisation peuvent voir le contenu du groupe
- Option "Envoyer tous les e-mails et conversations ..." : Un email envoyé à l'adresse email du groupe sera remis dans les boites mails de l'ensemble des membres du groupe.
Cliquer enfin sur "Créer".
La fenêtre suivante permet d'ajouter ensuite les membres du groupe.
Taper les premières lettres de la personne recherchée pour l'ajouter au groupe.
Des adresses emails externes peuvent également être saisie.
Cliquer enfin sur "Ajouter des membres".
Le groupe est créé.
Modifier un groupe
Les groupes créés et auxquels vous appartenez apparaissent en dessous de la boite mail dans Outlook.
En sélectionnant le groupe, un bouton "Paramètres du groupe" apparait dans le bandeau supérieur.
Cliquer sur ce bouton pour :
- Ajouter des membres
- Inviter d'autres personnes
- Modifier le groupe
Cliquer sur "Modifier le groupe".
En tant que propriétaire du groupe vous pouvez modifier les mêmes paramètres que ceux définis lors de la création du groupe.
Vous pouvez également modifier la confidentialité (1), ajouter des personnes (2) ou encore autoriser des utilisateurs extérieurs à envoyer des emails à ce groupe (3).
L'accès à la modification d'un groupe peut également se faire via le carnet d'adresses Outlook.
Accéder aux contacts Outlook (1)
Cliquer sur "Carnet d'adresses" (2)
Sélectionner "All Groups" (3) - Cela permet de filtrer l'affichage
En faisant un clic droit sur le groupe on accède à ses propriétés.
Les membres du groupe peut être directement modifiés en cliquant sur le bouton "Modifier les membres...".
Ajouter ou enlever des membres en cliquant sur les boutons correspondant.
Valider en cliquant sur "OK".
Le bouton "Actions" de la précédente capture d'écran permet d'ouvrir un fenêtre contenant une synthèse du groupe.
On peut ici voir les membres du groupe (onglet "Membres") ou modifier le groupe en cliquant sur les "..." puis "Modifier un groupe".
Utiliser un groupe
Un groupe s'utilise comme un contact dans le carnet d'adresse.
Dans un nouvel email, cliquer sur le bouton "A" (1), afficher les groupes uniquement en sélectionnant dans la liste déroulante "All Groups" (2), double cliquer sur le ou les groupes souhaités (3) puis enfin valider en cliquant sur "OK" (4).