Introduction
Au minimum chaque personne physique possède sa propre boite mail (ex : epi@apnet.fr).
Ce sont des boites « standard », elles sont facturées par Microsoft 4,2€HT/mois. Leur volumétrie est de 50Go.
La question du type de boite se pose pour les boites non nominatives (ex : commercial@apnet.fr). Pour ce type de boite 2 solutions :
- On crée une boite « standard », comme pour les utilisateurs
- On crée une boite « partagée » ("Shared Mailbox")
Avantages
- Elle est gratuite
- Volumétrie identique aux boites « standard » (50Go)
- Les accès sont donnés à distance, aucune configuration nécessaire coté client (Outlook). Un accès peut donc être retiré immédiatement à un utilisateur sans accéder à son poste/sa session.
Inconvénients
- Elle ne peut être utilisée qu’avec une boite principale à côté (Ex : « epi@apnet.fr » a le droit d’accéder à la boite secondaire « commercial»)
- Un email envoyé depuis un boite partagée va au choix :
- Dans le dossier « éléments envoyés » de la boite mail à laquelle la boite est rattachée (Ex : epi@apnet.fr)
- Dans le dossier « éléments envoyés » de la boite mail à laquelle la boite est rattachée ET dans le dossier « éléments envoyés » de la boite partagée
- IMPOSSIBLE : uniquement dans le dossier « éléments envoyés » de la boite partagée
- Outlook peut être configuré pour ajouter automatiquement une signature en fonction de la boite mail utilisée, ce n’est pas possible sur une boite partagée. La signature doit être ajoutée manuellement.
- Selon le paramétrage de la boite partagée, le destinataire verra l’email envoyé :
- De la boite partagée (transparent)
- « Commercial de la part de epi »
- L'expéditeur devra être spécifié manuellement à chaque création d'un nouvel email dans Outlook
- Outlook n'affichera pas de popup à l'arrivée de nouveaux emails dans la boite partagée
- Les catégories ne peuvent pas être modifiées, il faut supprimer puis recréer
- Configuration impossible sur un smartphone sauf si on utilise le client Outlook
Paramétrage
Autorisations sur la boite partagée
Les droits sur la boite partagée doivent être définis selon les besoins de l'utilisateur.
- Full Access : The Full Access permission lets a user open the shared mailbox and act as the owner of that mailbox. After accessing the shared mailbox, a user can create calendar items; read, view, delete, and change email messages; create tasks and calendar contacts. However, a user with Full Access permission can't send email from the shared mailbox unless they also have Send As or Send on Behalf permission.
- Send As : The Send As permission lets a user impersonate the shared mailbox when sending mail. For example, if Kweku logs into the shared mailbox Marketing Department and sends an email, it will look like the Marketing Department sent the email.
- Send on Behalf : The Send on Behalf permission lets a user send email on behalf of the shared mailbox. For example, if John logs into the shared mailbox Reception Building 32 and sends an email, it look like the mail was sent by "John on behalf of Reception Building 32". You can't use the EAC to grant Send on Behalf permissions, you must use Set-Mailbox cmdlet with the GrantSendonBehalf parameter.
Emplacement des éléments envoyés
Par défaut les éléments envoyés depuis une boite partagée sont uniquement copié dans le dossier "Eléments envoyés" de la boite principale (epi@apnet.fr).
L'option peut être modifiée depuis l'interface d'admin :
